Política de privacidad
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y DE LA INFORMACIÓN de la sociedad SERVICIO DE ASESORIA AUDITORIA Y EDUCACION EN SALUD LTDA (P&P VIDA LTDA).
La empresa SERVICIO DE ASESORIA AUDITORIA Y EDUCACION EN SALUD LTDA (P&P VIDA LTDA), identificada con el NIT. 900241185 - 2, domiciliada en la ciudad de Bogotá, con correo electrónico servicliente@pypvida.com y teléfono (+57) 3182194633, ha desarrollado la presente Política de Tratamiento de la Información (en adelante, “Política”), en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, Decretos 1377 de 2013 y 1074 de 2015 y demás normas concordantes, con el principal propósito de establecer los términos bajo los cuales la sociedad SERVICIO DE ASESORIA AUDITORIA Y EDUCACION EN SALUD LTDA (P&P VIDA LTDA) recolecta, trata y/o usa información de Usuarios, Afiliados o terceros (en adelante, “Titulares”), de acuerdo con las definiciones incluidas en los Términos y Condiciones. Así mismo, esta política pretende informar sobre los procedimientos y mecanismos dispuestos por SERVICIO DE ASESORIA AUDITORIA Y EDUCACION EN SALUD LTDA (P&P VIDA LTDA) para hacer efectivos los derechos de los Titulares sobre sus datos.
SERVICIO DE ASESORIA AUDITORIA Y EDUCACION EN SALUD LTDA (P&P VIDA LTDA) se compromete con los principios de veracidad, confidencialidad, transparencia, integridad y seguridad de la información personal que es confiada por los Titulares. La empresa no comparte información personal con terceros excepto cuando sea necesario para el adecuado desarrollo de las relaciones contractuales o negocios jurídicos celebrados, para las finalidades expresamente autorizadas por el Titular, o en los casos permitidos por la ley. Esta Política se da a conocer a los Titulares al momento de la recolección de sus datos o al inicio de la relación comercial, y también está disponible de forma permanente en nuestros canales oficiales, de modo que puedan consultarla en cualquier momento.
1. OBJETIVO
Por medio del presente manual se da cumplimiento a lo previsto en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, que regula los deberes que asisten a los responsables del tratamiento de datos personales, dentro de los cuales se encuentra el de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos. Así mismo, tiene la finalidad de regular los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza la sociedad SERVICIO DE ASESORIA AUDITORIA Y EDUCACION EN SALUD LTDA (P&P VIDA LTDA), a fin de garantizar y proteger el derecho fundamental de habeas data en el marco de lo establecido en la misma ley.
La sociedad SERVICIO DE ASESORIA AUDITORIA Y EDUCACION EN SALUD LTDA (P&P VIDA LTDA) está comprometida a proteger la veracidad, confidencialidad, transparencia, integridad y seguridad de la información personal que los titulares de la información nos confían.
Mediante comunicado por correo electrónico, cartelera, informa a los clientes, proveedores y demás titulares de los datos, que la sociedad SERVICIO DE ASESORIA AUDITORIA Y EDUCACION EN SALUD LTDA (P&P VIDA LTDA) no comparte información personal con terceros, excepto en lo que concierne al correcto desarrollo de los contratos y negocios jurídicos celebrados con ellos, así como para las finalidades que autoricen y para los casos permitidos por la Ley. Así mismo, divulga y da a conocer a sus clientes, proveedores las políticas para la Protección de Datos Personales, al momento en que la relación comercial es establecida.
2. ALCANCE
El Manual de Políticas y Procedimientos para la Protección de Datos personales, tiene como marco de referencia las disposiciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 del 27 de junio de 2013 por el cual se reglamente parcialmente dicha ley.
El manual aplica a todos los niveles de la organización; de este modo, constituye un compromiso formal y responsable para facilitar la implementación y el cumplimiento de la ley 1581 de 2012, respecto a la reglamentación de aspectos relacionados con la autorización del titular de la información para el tratamiento de sus datos personales, las políticas de tratamiento de los responsables y encargados, el ejercicio de los derechos de los titulares de información, las transferencias de datos personales.
3. DEFINICIONES PRINCIPALES
Las expresiones utilizadas en mayúsculas en esta Política tendrán el significado que aquí se les otorga, o el significado que la ley o la jurisprudencia les den, detallado en las siguientes:
a) “Autorización”: Es el consentimiento previo e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus Datos Personales.
b) “Base de Datos”: Es el conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de Tratamiento.
c) “Dato Personal”: Es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
d) “Dato Público”: Es aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
e) “Dato Sensible”: Es aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas, morales o filosóficas, la pertenencia a sindicatos , organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
f) “Encargado del Tratamiento”: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
g) “Responsable de Tratamiento”: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales.
h) “Titular” del Dato Personal: Es la persona natural a quien se refiere la información que reposa en una Base de Datos, y quien es el sujeto del derecho.
i) “Transferencia”: Es el Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia a un receptor, que a su vez es Responsable de Tratamiento.
j) “Transmisión”: Es el Tratamiento de Datos Personales mediante el cual se comunican los mismos, internamente o con terceras personas, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando dicha comunicación tenga por objeto la realización de cualquier actividad de Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
k) “Tratamiento de Datos Personales”: Es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
l) “Aviso de Privacidad”: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de la información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
m) “Transferencia”: Envío o comunicación de datos personales a un receptor que es a su vez Responsable del Tratamiento, dentro o fuera de Colombia. Implica que la responsabilidad sobre los datos se transfiere a ese tercero receptor.
n) “Transmisión”: Comunicación de datos personales a un Encargado (dentro o fuera del territorio colombiano) para que este realice un Tratamiento específico por cuenta del Responsable. En la transmisión, el Responsable continúa siéndolo y el tercero actúa conforme a las instrucciones y finalidades establecidas por aquel.
Los términos y definiciones aquí no previstos tendrán el significado que les atribuya la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto Único 1074 de 2015, o las normas que los modifiquen o complementen. Cualquier concepto técnico o jurídico no definido expresamente deberá interpretarse conforme a la normatividad vigente y a la jurisprudencia aplicable en materia de protección de datos personales.
4. AUTORIZACION PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS
La recolección de datos, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de la sociedad SERVICIO DE ASESORIA AUDITORIA Y EDUCACION EN SALUD LTDA (P&P VIDA LTDA), como lo indica el procedimiento de afiliación de asociados; requerirá del consentimiento libre, previo, expreso e informado por el titular de los mismos, para tal efecto la sociedad SERVICIO DE ASESORIA AUDITORIA Y EDUCACION EN SALUD LTDA (P&P VIDA LTDA) ha dispuesto los canales y medios necesarios para obtener la autorización de los titulares garantizando en todo caso que sea posible la verificación del otorgamiento de dicha autorización.
i. Mecanismos para otorgar la autorización: La autorización del Titular para tratar sus datos personales podrá constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, formulario web, casilla de verificación (checkbox) no premarcada, grabación de voz, o en cualquier otro medio que permita acreditar de forma adecuada su consentimiento. La sociedad SERVICIO DE ASESORIA AUDITORIA Y EDUCACION EN SALUD LTDA (P&P VIDA LTDA) presentará al Titular el texto de la autorización (ya sea en cláusulas contractuales, formularios de registro, términos y condiciones, avisos de privacidad, etc.) antes de efectuar la recolección de sus datos, informándole claramente qué datos se recopilan y con qué finalidades específicas, de conformidad con lo exigido por el artículo 2.2.2.25.2.2 del Decreto 1074 de 2015. El Titular podrá dar su consentimiento por escrito, de forma oral o mediante una conducta afirmativa inequívoca (por ejemplo, completar voluntariamente un formulario de registro en el que se informa la Política y se pide aceptación). En ningún caso el silencio del Titular será interpretado como una autorización.
ii. Prueba de la autorización: La sociedad SERVICIO DE ASESORIA AUDITORIA Y EDUCACION EN SALUD LTDA (P&P VIDA LTDA), conservará pruebas y registros suficientes de cuándo y cómo obtuvo la autorización de cada Titular para el tratamiento de sus datos personales. Esta evidencia puede consistir en formularios físicos firmados, registros electrónicos (logs) de sistemas, correos de confirmación, audio de llamadas, entre otros, y será almacenada de manera segura para permitir su consulta posterior. Asimismo, la empresa conservará copia del modelo de Aviso de Privacidad utilizado en el momento de la recolección de los datos (en caso de haberlo empleado) mientras dure el Tratamiento de los datos y perduren las finalidades autorizadas.
iii. Revocatoria de la autorización: Los titulares podrán en todo momento solicitar al responsable o encargado la revocación de la autorización otorgada, y/o solicitar la supresión (eliminación) de sus datos personales de nuestras bases de datos, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminar esos datos. Para ello, el Titular deberá presentar una solicitud de conformidad con el procedimiento establecido en esta Política. Si la solicitud cumple con los requisitos legales, la sociedad SERVICIO DE ASESORIA AUDITORIA Y EDUCACION EN SALUD LTDA (P&P VIDA LTDA) atenderá la revocatoria o supresión en los términos de ley y dejará de tratar los datos personales del Titular, excepto por lo necesario para mantener un registro histórico mínimo (en caso de que aplique) o para atender alguna obligación legal pendiente. En ningún caso la revocatoria o eliminación procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, o mientras exista una relación vigente que requiera el tratamiento.
5. PRINCIPIOS RECTORES DEL TRATAMIENTO DE DATOS
La sociedad SERVICIO DE ASESORIA AUDITORIA Y EDUCACION EN SALUD LTDA (P&P VIDA LTDA), los responsables y/o Encargados realizarán el Tratamiento de Datos Personales dando cumplimiento a los principios establecidos en la ley 1581 de 2012 y, en especial, los enunciados a continuación:
a) Autorización previa: El Tratamiento de Datos Personales se realizará una vez se haya obtenido la Autorización previa e informada del Titular, salvo que la ley establezca una excepción a esta regla. SERVICIO DE ASESORIA AUDITORIA Y EDUCACION EN SALUD LTDA (P&P VIDA LTDA) podrá obtener la Autorización de las siguientes formas: (i) por escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización, no considerándose el silencio como una conducta inequívoca.
b) En caso de que los Datos Personales hayan sido obtenidos con anterioridad a la ley 1581 de 2012, SERVICIO DE ASESORIA AUDITORIA Y EDUCACION EN SALUD LTDA (P&P VIDA LTDA) buscará obtener la autorización del Titular, siguiendo lo establecido por el Decreto 1377 y demás normas concordantes.
c) Finalidad autorizada: El Tratamiento de Datos Personales obedecerá a las finalidades establecidas en esta Política o en la Autorización otorgada por el Titular y el Tratamiento no podrá extralimitar las finalidades consentidas por el Titular.
d) Acceso y Circulación restringida: El Titular de los Datos Personales podrá tener acceso a sus Datos Personales objeto de tratamiento, de conformidad con los términos establecidos en esta Política. Por otro lado, solo el personal autorizado de SERVICIO DE ASESORIA AUDITORIA Y EDUCACION EN SALUD LTDA (P&P VIDA LTDA) podrá realizar el Tratamiento de los Datos Personales.
e) Necesidad y Razonabilidad: SERVICIO DE ASESORIA AUDITORIA Y EDUCACION EN SALUD LTDA (P&P VIDA LTDA) no usará los Datos Personales más allá del plazo razonable (3 años) y solo lo hará en la medida que éste sea necesario de acuerdo con la finalidad que fue informada al Titular de los Datos Personales.
Los principios que se detallan a continuación constituyen los parámetros generales que serán aceptados por SERVICIO DE ASESORIA AUDITORIA Y EDUCACION EN SALUD LTDA (P&P VIDA LTDA) para los procesos de recolección, uso y tratamiento de los datos personales así:
· Legalidad: El tratamiento de datos personales es una actividad regulada y por lo tanto se somete a lo establecido en la ley y demás disposiciones vigentes que la desarrollen. La sociedad SERVICIO DE ASESORIA AUDITORIA Y EDUCACION EN SALUD LTDA (P&P VIDA LTDA) efectuará el tratamiento de datos únicamente en el marco de las facultades que la normativa le confiere, absteniéndose de actuar en contravención a ella.
· Finalidad: Toda actividad de tratamiento de datos personales debe obedecer a una finalidad legítima, informada al Titular al momento de recolectar sus datos o con anterioridad. Los datos personales solo serán tratados para las finalidades mencionadas en esta Política o para aquellas finalidades específicas que el Titular haya consentido de forma inequívoca. La sociedad SERVICIO DE ASESORIA AUDITORIA Y EDUCACION EN SALUD LTDA (P&P VIDA LTDA) no usará los datos para fines distintos o incompatibles con los informados inicialmente, a menos que obtenga una nueva autorización del Titular.
· Libertad: El tratamiento de datos personales solo puede llevarse a cabo con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Ningún dato personal será obtenido o divulgado por La sociedad SERVICIO DE ASESORIA AUDITORIA Y EDUCACION EN SALUD LTDA (P&P VIDA LTDA) sin la autorización competente, salvo que una norma legal o una orden judicial supla el consentimiento. La recolección de datos se limitará a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad perseguida, mediando siempre la voluntad del Titular para suministrarlos. El Titular es libre de decidir si proporciona o no sus datos personales y cuáles datos proporcionar; por tanto, no se condicionará ninguna actividad, servicio o vínculo con la empresa a la entrega de datos personales que no sean necesarios para el mismo.
· Veracidad o Calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. SERVICIO DE ASESORIA AUDITORIA Y EDUCACION EN SALUD LTDA (P&P VIDA LTDA) procurará mantener los datos correctos y actualizados, de tal forma que reflejen la situación real del Titular. Queda prohibido el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. Los Titulares, por su parte, se comprometen a proporcionar información veraz y auténtica, y a informar oportunamente cualquier cambio o actualización relevante en sus datos.
· Transparencia: En el tratamiento de datos se garantizará el derecho del Titular a obtener información sobre la existencia de datos que le conciernan, en cualquier momento y sin restricciones, previa acreditación de su identidad. La sociedad SERVICIO DE ASESORIA AUDITORIA Y EDUCACION EN SALUD LTDA (P&P VIDA LTDA) debe contar con procedimientos adecuados para que los Titulares puedan solicitar y recibir información acerca de sus propios datos personales almacenados, así como sobre el uso y tratamiento que se les da. No habrá reservas injustificadas frente al Titular de la información; cualquier negativa a proporcionar detalles sobre los datos deberá fundarse en una disposición legal o en una orden de autoridad competente.
· Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento de datos personales se sujeta a los límites que se derivan de su naturaleza privada y de la normativa vigente. En tal virtud, los datos personales no estarán disponibles para acceso irrestricto del público, y no podrán divulgarse o comunicarse a terceros no autorizados. Solo tendrán acceso a los datos personales tratados por la empresa: (i) el mismo Titular; (ii) las personas autorizadas por el Titular (p.ej., apoderados); (iii) las personas que por mandato legal u orden judicial sean autorizadas para conocer la información; (iv) el personal y los colaboradores de SERVICIO DE ASESORIA AUDITORIA Y EDUCACION EN SALUD LTDA (P&P VIDA LTDA) cuyos cargos lo requieran, previa capacitación y suscripción de compromisos de confidencialidad; y (v) los Encargados del Tratamiento debidamente contratados por la empresa, en la medida necesaria para cumplir las finalidades informadas. Nota: Los datos personales, salvo que sean datos públicos, no estarán disponibles en medios masivos (como internet) a menos que el acceso esté técnicamente controlado para brindar un conocimiento restringido solo a los Titulares o terceros autorizados.
· Seguridad: La información personal sometida a Tratamiento por parte de la sociedad SERVICIO DE ASESORIA AUDITORIA Y EDUCACION EN SALUD LTDA (P&P VIDA LTDA) será manejada con las medidas técnicas, administrativas y humanas que sean necesarias para otorgar seguridad a los datos, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La empresa implementará herramientas de protección de la información de acuerdo con estándares generalmente aceptados, incluyendo medidas de cifrado, control de accesos, copias de seguridad, procedimientos de registro de actividades (logs) y demás prácticas apropiadas para la naturaleza de los datos tratados. Todos los terceros que, por relación contractual con la empresa, tengan acceso a datos personales, estarán obligados a cumplir estas medidas de seguridad y a garantizar la confidencialidad de la información.
· Confidencialidad: Todas las personas que intervienen en el tratamiento de datos personales (sean empleados, contratistas, consultores, terceros autorizados, etc.) están obligadas a guardar reserva sobre la información personal a la que tengan acceso en el desempeño de sus funciones, incluso después de terminada su relación contractual o laboral con la sociedad SERVICIO DE ASESORIA AUDITORIA Y EDUCACION EN SALUD LTDA (P&P VIDA LTDA). La información personal tendrá carácter confidencial y solo se suministrará a terceros por parte de la empresa cuando medie autorización del Titular o cuando ello corresponda al desarrollo de las finalidades autorizadas o a las excepciones legales aplicables. Cualquier incumplimiento de la obligación de confidencialidad por parte de un integrante de la organización o un aliado estratégico podrá dar lugar a las sanciones disciplinarias, contractuales y legales que correspondan.
· Principio de Necesidad: la sociedad SERVICIO DE ASESORIA AUDITORIA Y EDUCACION EN SALUD LTDA (P&P VIDA LTDA) únicamente tratará los datos personales que sean estrictamente pertinentes y adecuados en relación con las finalidades informadas al Titular. De igual forma, los datos personales no se almacenarán por un período superior al necesario para cumplir con las finalidades para las cuales fueron recolectados, a menos que exista un mandato legal que establezca un plazo mayor. La empresa evitará la recopilación excesiva de datos no requeridos e implementará políticas de retención que aseguren la supresión de la información una vez cumplida la finalidad o vencidos los términos legales de conservación.
6. CATEGORÍAS ESPECIALES DE DATOS
6.1 DATOS SENSIBLES
Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
6.2 TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES
Se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:
a) Consentimiento explícito del Titular: El Titular ha dado su autorización explícita para el tratamiento de sus datos sensibles, caso en el cual SERVICIO DE ASESORIA AUDITORIA Y EDUCACION EN SALUD LTDA (P&P VIDA LTDA) le informará previamente cuáles de los datos que está suministrando se consideran sensibles y cuál es la finalidad específica de su tratamiento, reiterándole que tiene derecho a no autorizarlos. Esta autorización explícita deberá obtenerse de forma escrita u oral (no mediante conductas tácitas) y de manera separada de la autorización general para otros datos no sensibles.
b) Salvaguardar interés vital del Titular: El tratamiento es necesario para proteger el interés vital del Titular y este se encuentra física o legalmente incapacitado de dar su autorización. En tales eventos, los representantes legales del Titular (por ejemplo, un tutor o curador, según el caso) podrán dar la autorización en su nombre. Esta situación podría presentarse, por ejemplo, en casos de emergencia médica donde el paciente (Titular) no pueda consentir y sea imprescindible tratar datos de salud sensibles para salvaguardar su vida o integridad.
c) Defensa de derechos en proceso judicial: El tratamiento es necesario para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial. Esta excepción permite, por ejemplo, que, en el marco de una acción legal, una de las partes pueda aportar o tratar datos sensibles si son pertinentes al caso (como antecedentes de salud en un litigio por seguros, etc.), sin requerir autorización del Titular.
d) Finalidades históricas, estadísticas o científicas: El tratamiento tiene una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento, de acuerdo con la ley, deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de la identidad de los Titulares, es decir, usar los datos anonimizados o disociados de modo que no sea posible asociarlos a personas identificadas o identificables, garantizando así que la investigación o estudio no vulnere la privacidad individual.
6.3 AUTORIZACIÓN ESPECIAL DE DATOS PERSONALES SENSIBLES
LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO informará a través de los diversos medios de obtención de la autorización a todos sus titulares, que en virtud de la ley 1581 del 2012 y normas reglamentarias estos no están obligados a otorgar la autorización para el tratamiento de datos sensibles.
7. TRATAMIENTO Y FINALIDADES
SERVICIO DE ASESORIA AUDITORIA Y EDUCACION EN SALUD LTDA (P&P VIDA LTDA), los Responsables y/o Encargados recolectarán, utilizarán, almacenarán, transferirán, transmitirán y en general, tratarán los Datos Personales de los Titulares, en el desarrollo de sus actividades comerciales y con atención a las siguientes finalidades:
a) Cumplimiento de relaciones contractuales: Gestionar y ejecutar los contratos y obligaciones adquiridas con los Afiliados, clientes, proveedores, contratistas, empleados y demás personas con las que SERVICIO DE ASESORIA AUDITORIA Y EDUCACION EN SALUD LTDA (P&P VIDA LTDA) tenga una relación comercial, laboral o legal. Esto incluye, entre otros, procesar solicitudes de afiliación o vinculación, administrar los servicios o productos adquiridos, efectuar pagos o cobros, expedir facturas, atender garantías, realizar entregas de bienes, gestionar la relación con empleados en el marco de sus contratos de trabajo, y en general dar cumplimiento adecuado a los compromisos derivados de las relaciones contractuales existentes.
b) Oferta de productos y servicios (Mercadeo y Comercialización): Desarrollar actividades de mercadeo, publicidad y promoción de productos y servicios propios de SERVICIO DE ASESORIA AUDITORIA Y EDUCACION EN SALUD LTDA (P&P VIDA LTDA) y de terceros aliados comerciales. Esto puede implicar el uso de datos de contacto para enviar información sobre nuevos productos, ofertas especiales, descuentos, boletines (newsletters), invitaciones a eventos o encuestas de satisfacción. Las comunicaciones de marketing podrán realizarse a través de medios electrónicos (correo electrónico, mensajes de texto, notificaciones en aplicaciones), llamadas telefónicas, medios impresos o digitales, siempre garantizando que el Titular las haya autorizado y ofreciendo en cada envío la opción de revocar su consentimiento (p.ej., opción de “darse de baja” o “unsubscribe” en correos electrónicos promocionales).
c) Invitación y gestión de eventos: Invitar a los Titulares a eventos (charlas, capacitaciones, lanzamientos, conferencias, etc.) organizados, patrocinados o apoyados por SERVICIO DE ASESORIA AUDITORIA Y EDUCACION EN SALUD LTDA (P&P VIDA LTDA), así como llevar el control de inscripción, asistencia y seguimiento de dichos eventos. Los datos de contacto podrán usarse para remitir invitaciones formales y las instrucciones logísticas, y en su caso, para expedir certificaciones de asistencia o realizar encuestas de retroalimentación posteriores al evento.
d) Procesos internos administrativos, financieros y contables: Administrar internamente la información necesaria para operaciones contables, fiscales, de facturación, cobranzas y pagos, auditorías, reportes financieros y demás gestiones administrativas o laborales de SERVICIO DE ASESORIA AUDITORIA Y EDUCACION EN SALUD LTDA (P&P VIDA LTDA). Por ejemplo, tratar datos de empleados para gestionar nómina, aportes a seguridad social y demás obligaciones laborales; tratar datos de proveedores para gestionar sus pagos y cumplir deberes tributarios como retenciones e informes a entidades (DIAN, Secretarías de Hacienda); consolidar bases de datos de clientes y afiliados para control de ingresos y proyecciones de ventas; y en general realizar todas aquellas tareas de back-office necesarias para el correcto funcionamiento corporativo y cumplimiento de obligaciones legales empresariales.
e) Cumplimiento de obligaciones legales: Tratar los datos personales que sean requeridos para dar cumplimiento a obligaciones legales, regulatorias y requerimientos de autoridades. Esto incluye, entre otros, reportar información a entidades gubernamentales (por ejemplo, reportes a la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales – UGPP en materia laboral, reportes de información exógena tributaria a la DIAN en materia de clientes o proveedores, atención de requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio en materia de protección de datos, etc.), atender órdenes judiciales (como requerimientos de autoridades competentes que soliciten datos específicos), cumplir regulaciones sectoriales si aplicaran, y en general respetar el marco normativo vigente en todas las áreas (laboral, comercial, societario, de protección de datos, entre otros).
f) Desarrollo y mejoramiento de sistemas y servicios: Utilizar datos personales en proyectos de mejora operativa o tecnológica, desarrollo de nuevos sistemas de información, implementación de plataformas informáticas o soluciones digitales que involucren datos personales. Por ejemplo, se podrían usar datos de usuarios para hacer pruebas en la implementación de un nuevo software (adoptando medidas de anonimización en ambientes de prueba), o emplear información de contacto para configurar herramientas de comunicación con clientes. Siempre que se realicen este tipo de desarrollos, se mantendrán las medidas de seguridad sobre los datos y se limitará el acceso a los mismos al personal e ingenieros estrictamente necesarios.
g) Estudios académicos, históricos y estadísticos: Realizar estudios de carácter académico, histórico o estadístico para fines de inteligencia de negocios, análisis de mercado, investigación interna o incluso publicación de resultados anonimizados. Por ejemplo, la empresa podría compilar datos históricos de transacciones para analizar tendencias de consumo, segmentar mercados o evaluar resultados de campañas comerciales. En algunos casos, estos estudios o análisis podrían ser eventualmente comercializados o compartidos con terceros (por ejemplo, con aliados estratégicos) pero siempre de forma agregada o disociada, sin que la información individualizada de los Titulares sea revelada sin su consentimiento.
h) Análisis de datos de navegación y geolocalización: Recolectar y analizar información sobre la interacción de los Titulares con los canales digitales de SERVICIO DE ASESORIA AUDITORIA Y EDUCACION EN SALUD LTDA (P&P VIDA LTDA)., tales como sus hábitos de navegación en nuestros sitios web o aplicaciones, las secciones más visitadas, el tiempo de permanencia, direcciones IP de conexión, tipo de dispositivo usado, entre otros datos de uso; así como datos de geolocalización obtenidos a través del dispositivo del usuario (previa autorización de este, por ejemplo mediante la activación de servicios de ubicación en una app o sitio web). Estos datos se tratarán con finalidades de carácter estadístico, para mejorar la experiencia de usuario, personalizar contenidos, ofrecer servicios o información contextualizada según la ubicación geográfica del Titular (por ejemplo, sugerir puntos de atención cercanos) y mejorar nuestros servicios digitales mediante la comprensión de cómo los usuarios utilizan nuestras plataformas. En todo caso, el análisis de estos datos se realiza respetando esta Política y conforme a lo descrito en la sección de Política de Cookies, utilizando siempre que sea posible información anonimizada y evitando perfilar al usuario de manera invasiva sin su consentimiento.
i) Interacción a través de redes sociales: Administrar las interacciones que los Titulares realicen con SERVICIO DE ASESORIA AUDITORIA Y EDUCACION EN SALUD LTDA (P&P VIDA LTDA) en las redes sociales u otras plataformas en línea donde tengamos presencia oficial (tales como Facebook, Instagram, LinkedIn, Twitter, u otras redes similares). Esto incluye responder mensajes directos, comentarios o publicaciones que los usuarios realicen dirigiéndose a nuestras cuentas oficiales, así como recolectar y tratar la información disponible en el perfil público del Titular en dichas redes, o la que él voluntariamente nos suministre a través de esas interacciones, con el fin de resolver sus consultas, atender sus quejas o reclamos, gestionar concursos o promociones que se realicen por estos medios, y en general mejorar la relación con nuestros clientes y la experiencia de la comunidad en redes sociales. Cabe aclarar que la información que la empresa puede acceder en las redes sociales dependerá de la configuración de privacidad de cada usuario, y su tratamiento se limitará a las finalidades aquí previstas. Cualquier dato sensible observado inadvertidamente en redes sociales no será objeto de tratamiento salvo autorización del Titular.
j) Verificación y consulta en bases de datos externas: Consultar y verificar información acerca del comportamiento comercial, crediticio y de riesgo de ciertos Titulares (como afiliados, inversionistas, proveedores, contratistas e incluso empleados, cuando sea pertinente), accediendo a fuentes y bases de datos de terceros legalmente constituidas, tales como centrales de riesgo crediticio (Ej: Datacrédito, CIFIN) u otras entidades autorizadas que almacenen información financiera o crediticia. Esta finalidad se lleva a cabo con el objeto de evaluar la solvencia, el historial de pagos, la reputación y el riesgo crediticio de las personas con las que entablamos relaciones contractuales o laborales, lo cual resulta necesario para la toma de decisiones comerciales responsables (por ejemplo, aprobación de un crédito, otorgamiento de plazos de pago, vinculación de proveedores confiables, contratación de personal en ciertos cargos de manejo, etc.). Cualquier consulta de este tipo se realiza en el marco de la Ley 1266 de 2008 (Régimen de Habeas Data financiero) u otra normativa aplicable, y solo sobre datos estrictamente pertinentes. Cuando la legislación lo exija, se solicitará la autorización correspondiente para efectuar estas consultas. La información obtenida será almacenada de forma segura y se le dará el tratamiento confidencial debido, usándola únicamente para los fines mencionados y conservándola por el tiempo necesario para documentar la decisión tomada o mientras exista una relación vigente que lo justifique.
k) Otras finalidades autorizadas: Cualquier otra finalidad que sea comunicada de manera explícita al Titular en el momento de la recolección de sus datos personales y respecto de la cual éste otorgue su consentimiento. SERVICIO DE ASESORIA AUDITORIA Y EDUCACION EN SALUD LTDA (P&P VIDA LTDA) se reserva el derecho de solicitar autorizaciones adicionales para nuevos propósitos de tratamiento, en cuyo caso informará previamente al Titular la finalidad específica y no procederá sino hasta obtener su aceptación. Por ejemplo, si en el futuro la empresa desea utilizar los datos para implementar nuevas funcionalidades en una aplicación móvil, realizar perfiles de consumo avanzados o compartir datos con un nuevo aliado comercial, dicha nueva finalidad será dada a conocer al Titular para que decida libremente si autoriza o no.
Así mismo sobre los particulares con inclusión de lo descrito, se tratarán:
· CLIENTES
En el desarrollo de su objeto social, SERVICIO DE ASESORIA AUDITORIA Y EDUCACION EN SALUD LTDA (P&P VIDA LTDA) actúa como Responsable del Tratamiento de los datos personales de sus Clientes (personas que adquieren o usan nuestros servicios/productos) y Afiliados (personas que se inscriben o vinculan formalmente a nuestros programas, planes o comunidades, de acuerdo con las definiciones de nuestros Términos y Condiciones). Estos datos se recolectan, en general, directamente del Titular al momento de su afiliación, registro o contratación de un servicio, a través de formularios físicos o electrónicos.
La finalidad principal al tratar esta información es garantizar la adecuada prestación de los servicios por parte de SERVICIO DE ASESORIA AUDITORIA Y EDUCACION EN SALUD LTDA (P&P VIDA LTDA), lo que implica poder identificar correctamente al cliente o afiliado, contactar al Titular para comunicarle novedades sobre el servicio contratado, proveer soporte y atención post-venta, verificar su cumplimiento de términos de uso, y enviarle información relevante sobre su relación con la empresa (por ejemplo, notificaciones de cambios en políticas, confirmación de transacciones, alertas de seguridad de su cuenta, etc.). Adicionalmente, con base en la autorización del Titular, se podrá utilizar su información de contacto para hacerle llegar comunicaciones comerciales de la empresa que puedan ser de su interés (como nuevas ofertas relacionadas con los servicios que ya usa).
En ningún caso la empresa divulgará datos personales de sus clientes o afiliados a terceros sin autorización. Solo se podrán transferir o transmitir estos datos a aliados estratégicos o encargados que apoyen la prestación del servicio (por ejemplo, operadores logísticos para entrega de productos, plataformas de pago en línea, entidades financieras para financiación, etc.), dentro de lo permitido por la ley y asegurando que dichos terceros guarden confidencialidad sobre la información.
· PROVEEDORES O CONTRATISTAS
SERVICIO DE ASESORIA AUDITORIA Y EDUCACION EN SALUD LTDA (P&P VIDA LTDA) recolecta y trata datos personales de sus proveedores, contratistas y sus representantes, con la finalidad de gestionar eficientemente la relación comercial o contractual que los vincula. Esto incluye la información necesaria para realizar procesos de selección de proveedores, evaluar propuestas, celebrar contratos de compraventa de bienes o prestación de servicios, y dar cumplimiento a las obligaciones derivadas de dichos contratos.
Entre las finalidades específicas se encuentran: verificar la idoneidad y experiencia del proveedor o contratista (lo que puede involucrar revisar referencias personales o comerciales, certificaciones profesionales, antecedentes en listas restrictivas si aplica), mantener una base de datos de contactos actualizada para comunicaciones contractuales, procesar órdenes de compra o servicio, realizar pagos, gestionar la facturación y retenciones tributarias correspondientes, y en general administrar el cumplimiento de las condiciones pactadas (entregables, plazos, niveles de servicio, etc.).
La empresa también almacena datos relacionados con la calidad tributaria de los proveedores (por ejemplo, si son responsables de IVA, si aplican retenciones de impuesto de renta, su tipo de régimen tributario), con el fin de identificar las retenciones y descuentos que deban aplicarse en cada pago y efectuar los reportes fiscales obligatorios ante la DIAN u otras autoridades competentes.
SERVICIO DE ASESORIA AUDITORIA Y EDUCACION EN SALUD LTDA (P&P VIDA LTDA) se asegura de tratar esta información de proveedores con confidencialidad y únicamente para los propósitos contractuales mencionados. En caso de que deba compartir datos de un proveedor con terceros (por ejemplo, comunicar referencias del proveedor a un aliado), se hará con autorización o en cumplimiento de un deber legal. Si un proveedor actúa a su vez como Encargado del Tratamiento de datos por cuenta, se suscribirán los acuerdos de protección de datos necesarios conforme lo indica la ley.
La información relacionada a la calidad tributaria de los proveedores, a fin de identificar las retenciones y descuentos aplicables de los cual se le debe hacer reporte a la DIAN y a la SECRETARIA DE HACIENDA DISTRITAL.
· EMPLEADOS Y COLABORADORES
SERVICIO DE ASESORIA AUDITORIA Y EDUCACION EN SALUD LTDA (P&P VIDA LTDA) realiza el tratamiento de datos personales de sus empleados, aprendices, contratistas de prestación de servicios personales, aspirantes a empleo y, en general, de las personas vinculadas laboralmente o en proceso de selección con la empresa. Estos datos incluyen información personal, familiar, académica y laboral necesaria para gestionar todos los aspectos de la relación de trabajo, desde la selección y contratación hasta el retiro y post-empleo.
Las finalidades de este tratamiento abarcan: evaluar las hojas de vida y competencias de aspirantes durante procesos de selección (donde se recolecta datos como experiencia laboral, referencias, resultados de pruebas psicotécnicas, etc.), crear el legajo o expediente laboral de cada empleado con sus datos de identificación, datos de contacto de familiares (para beneficiarios de seguridad social o emergencias), historial de cargo, evaluaciones de desempeño, entre otros. Asimismo, ejecutar el contrato de trabajo y sus obligaciones: procesar nómina (pagos de salarios, prestaciones, comisiones), afiliar y gestionar aportes a seguridad social y demás sistemas de protección (salud, pensiones, ARL, cajas de compensación), administrar programas de bienestar y capacitación, monitorear el cumplimiento de políticas internas, y garantizar la seguridad física e informática (por ejemplo, emitiendo identificaciones, controlando accesos a instalaciones o activos digitales con base en datos de los empleados).
La empresa puede tratar ciertos datos sensibles de empleados con las finalidades permitidas por la ley laboral, por ejemplo: datos de salud para evaluar ausentismos o adecuaciones en el puesto de trabajo, datos biométricos para control de acceso o registro de asistencia, información sobre afiliación sindical si se requiere para aplicar beneficios sindicales o retención de cuotas, etc., siempre dentro del marco legal laboral y de protección de datos.
Todos los datos de empleados son tratados internamente bajo estrictas normas de confidencialidad. Solo tienen acceso a ellos las áreas pertinentes (Ej: Recursos Humanos, contabilidad, jurídica) y se comparten externamente únicamente en caso necesario para cumplir la ley (ej.: reportes a MinTrabajo, Minsalud, UGPP) o con encargados debidamente autorizados (ej.: un software de nómina en la nube, con acuerdos de confidencialidad).
Parágrafo: La empresa SERVICIO DE ASESORIA AUDITORIA Y EDUCACION EN SALUD LTDA (P&P VIDA LTDA) en el desarrollo de su actividad económica podrá revisar, consultar y guardar en las páginas y bases de datos Web, la información encontrada en las Centrales de Información de Riesgo y entidades crediticias concerniente con el comportamiento comercial y crediticio de sus Afiliados, proveedores, inversionistas, contratistas y empleados.
8. DERECHOS Y DEBERES DEL TITULAR
Los Titulares de Datos Personales tienen derecho a:
a) Consultar, actualizar y rectificar sus Datos Personales tratados por SERVICIO DE ASESORIA AUDITORIA Y EDUCACION EN SALUD LTDA (P&P VIDA LTDA), por los Responsables y/o los Encargados.
b) Solicitar el retiro o supresión de sus Datos Personales en Bases de Datos de propiedad de SERVICIO DE ASESORIA AUDITORIA Y EDUCACION EN SALUD LTDA (P&P VIDA LTDA) o en las cuales SERVICIO DE ASESORIA AUDITORIA Y EDUCACION EN SALUD LTDA (P&P VIDA LTDA) actúe como Responsable o Encargado.
c) Conocer esta Política y sus modificaciones. El acceso a las modificaciones deberá hacerse de manera previa a la implementación de éstas.
Dentro de los deberes de SERVICIO DE ASESORIA AUDITORIA Y EDUCACION EN SALUD LTDA (P&P VIDA LTDA) respecto al tratamiento de datos personales: Tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que solo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos solo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales.
De conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la ley 1581 de 2012, SERVICIO DE ASESORIA AUDITORIA Y EDUCACION EN SALUD LTDA (P&P VIDA LTDA), se compromete a cumplir con los siguientes deberes:
a. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas por la ley 1581 de 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
c. Informar debidamente al titular, sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos personales, así como el trámite a consultas y reclamos formulados por los titulares, de acuerdo con los términos previstos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012.
g. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos, para garantizar el adecuado cumplimiento de lo previsto por ley en especial lo relacionado con la atención de consultas y reclamos.
h. Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso únicamente datos cuyo tratamiento este previamente autorizado.
i. Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
j. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
k. Cumplir las instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio
Los Titulares podrán ejercer sus derechos de acuerdo con los procedimientos establecidos en esta Política y deberán acreditar su legitimación de conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.2.25.4.1. del Decreto 1074 de 2015.
Los Titulares deberán demostrar su identidad mediante la presentación de su cédula de ciudadanía o documento de identificación original. Los menores de edad deberán ejercer sus derechos a través de sus padres o de quien(es) detenten la patria potestad, quienes deberán demostrarlo mediante la documentación pertinente. Así mismo podrán ejercer los derechos del Titular los causahabientes que acrediten dicha calidad, el representante y/o apoderado del titular con la acreditación correspondiente y aquellos que han hecho una estipulación a favor de otro o para otro.
9. SEGURIDAD DE LA INFORMACION
En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, SERVICIO DE ASESORIA AUDITORIA Y EDUCACION EN SALUD LTDA (P&P VIDA LTDA) adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas, que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
De acuerdo a lo anterior SERVICIO DE ASESORIA AUDITORIA Y EDUCACION EN SALUD LTDA (P&P VIDA LTDA) mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información.
Las disposiciones para la utilización durante el tiempo de trabajo de teléfonos celulares personales u otros dispositivos electrónicos de carácter personal, y la utilización de dispositivos de captación de datos en equipos, será objeto de reglamentación por parte de la dirección, con el fin de dar cumplimiento a la Ley de Habeas Data, garantizar la reserva sobre datos personales de asociados, colaboradores, clientes, proveedores y terceros en general, y prevenir la filtración de datos que por disposición de la ley deben ser confidenciales.
10. ÁREA ENCARGADA DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS
El área encargada, al interior de SERVICIO DE ASESORIA AUDITORIA Y EDUCACION EN SALUD LTDA (P&P VIDA LTDA), de la recepción y atención de peticiones, quejas, consultas y reclamos de todo tipo relacionados con los Datos Personales será:
· Área encargada: Coordinación Jurídica
· Dirección Cra. 15 # 124 - 29, Bogotá, Colombia.
· Teléfono: (+57) 3182194 633
· Correo electrónico: servicliente@pypvida.com
Horario de atención: De lunes a viernes, de 8:00 a.m. a 5:00 p.m (horario de almuerzo de 12:30 a 1:30pm), excepto días festivos nacionales en Colombia . Si se envía una solicitud fuera de este horario (por ejemplo, un correo electrónico en fin de semana), se considerará recibida en el siguiente día hábil.
Este canal está dispuesto para atender de manera prioritaria los asuntos referentes a datos personales . Al comunicarse, se sugiere al Titular indicar claramente que su solicitud está relacionada con protección de datos, para agilizar su trámite. El personal del Área Jurídica cuenta con el conocimiento de la normativa de habeas data y la presente Política, por lo cual brindará orientación y gestionará internamente cada caso para cumplir con los términos de ley.
Adicionalmente, SERVICIO DE ASESORIA AUDITORIA Y EDUCACION EN SALUD LTDA (P&P VIDA LTDA) podría habilitar en el futuro medios electrónicos adicionales para facilitar estas comunicaciones (por ejemplo, un formulario web específico de “Protección de Datos” en nuestro sitio), en cuyo caso dicha información será publicada en la página web corporativa. Mientras tanto, los medios arriba indicados son los vigentes para cualquier requerimiento.
11. PROCEDIMIENTO PARA EJERCICIO DE LOS DERECHOS
Los Titulares, sus causahabientes, representantes y/o apoderados podrán consultar, actualizar, rectificar y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales y/o en general ejercitar cualquier derecho previsto en la Ley y/o en esta Política, comunicándose por escrito con el área encargada al interior de SERVICIO DE ASESORIA AUDITORIA Y EDUCACION EN SALUD LTDA (P&P VIDA LTDA) Cualquiera que sea el medio usado para comunicarse, el Titular del derecho deberá:
1) Radicación de la Solicitud: El Titular de los datos (o su representante legítimo) deberá presentar una solicitud formal dirigida al Área Jurídica – Protección de Datos Personales. La solicitud puede presentarse por escrito físico (carta entregada en la dirección de la empresa) o mediante correo electrónico. En cualquiera de los casos, se recomienda que la solicitud contenga como mínimo:
· Identificación del Titular: Nombre completo y número de identificación (cédula de ciudadanía, cédula de extranjería, pasaporte u otro documento válido). Si quien presenta la solicitud es un representante (como apoderado, tutor, curador o heredero del Titular), deberá indicarlo y adjuntar copia del documento que acredite dicha representación (por ejemplo, poder autenticado, registro civil de defunción y declaración de heredero, etc., según el caso).
· Descripción de la petición: Debe quedar claro si se trata de una consulta de información o de un reclamo. En caso de reclamo, se debe señalar concretamente qué derecho se desea ejercer: actualización, rectificación, supresión de datos, revocatoria de la autorización, o información sobre el uso dado a los datos. También se debe describir los hechos que dan lugar al reclamo y la petición específica.
· Datos de contacto: Dirección física o electrónica y número de teléfono donde desea recibir notificaciones de la respuesta a su solicitud.
· Documentos soporte: Si se trata de una rectificación, deberá adjuntar la documentación que sustente la corrección del dato (por ejemplo, copia del documento oficial que contiene el dato correcto). Si es un reclamo por presunto incumplimiento, cualquier prueba que considere relevante.
2) Revisión de la Solicitud y Requisitos: Una vez recibida la solicitud, el Área Jurídica verificará:
· Que se trate efectivamente de un Titular de datos personales en nuestras bases de datos (o su representante autorizado).
· Que la solicitud contenga la información mínima para ser atendida. Si la solicitud resulta incompleta o confusa, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción se podrá requerir al solicitante para que subsane las faltas o aclare el pedido. El solicitante contará con dos (2) meses desde la fecha del requerimiento para aportar la información faltante; si no lo hace dentro de ese plazo, se entenderá que ha desistido de su solicitud.
· Si quien presenta la solicitud no es el mismo Titular, se verificará la documentación que acredita su legitimación (por ejemplo, poder debidamente otorgado, registro civil en caso de ser causahabiente, etc.). Si no se adjuntó, se le requerirá en la forma y plazo dichos.
· En caso de reclamos, se comprobará si la solicitud se refiere a datos existentes en nuestras bases; de no ser así, se podría rechazar indicando que no encontramos datos del Titular en nuestros registros (lo cual constituiría una respuesta a la consulta, más bien).
3) Calificación como Consulta o Reclamo: Dependiendo de la naturaleza de la solicitud:
4) Consultas: Son peticiones en las que el Titular (o legitimado) quiere conocer los datos personales que tenemos almacenados sobre él, o las finalidades y condiciones del tratamiento. Por ejemplo, “Solicito me informen los datos míos que aparecen en su base y qué han hecho con ellos”.
5) Reclamos: Son solicitudes en las que el Titular pretende corregir, actualizar o eliminar sus datos, revocar la autorización, o denunciar un presunto incumplimiento de las obligaciones de ley por parte de la empresa respecto de sus datos.
SERVICIO DE ASESORIA AUDITORIA Y EDUCACION EN SALUD LTDA (P&P VIDA LTDA) dará el trámite adecuado según corresponda a una u otra categoría, pues los plazos de respuesta difieren.
6) Atención de Consultas: Cuando se trate de una consulta, SERVICIO DE ASESORIA AUDITORIA Y EDUCACION EN SALUD LTDA (P&P VIDA LTDA) proporcionará al solicitante (por el medio en que la presentó o el que este indique) la información personal vinculada al Titular que repose en nuestras bases de datos, junto con una copia de esta Política si no la tiene, y cualquier otra información que haya sido solicitada acerca del tratamiento (por ejemplo, uso que se le ha dado, origen de los datos, etc.), siempre que sea procedente divulgarla según la ley.
Término para responder consultas: Las consultas serán atendidas en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de las mismas. Si no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se le comunicará al interesado antes del vencimiento de los 10 días los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá exceder de cinco (5) días hábiles adicionales al primer término. Por ejemplo, si una consulta se recibió el 1 de un mes, se responderá a más tardar el 15 de ese mes (asumiendo que entre ellos hay 10 días hábiles), y si por alguna razón justificada necesitamos más tiempo, informaremos dentro de esos 10 días y tendremos hasta el día 20 (5 hábiles más) para dar una respuesta definitiva.
7) Atención de Reclamos: Cuando se trate de un reclamo (p. ej. petición de corrección, eliminación, etc.), el procedimiento interno será el siguiente:
8) Acuse de recibo y registro: Si el reclamo cumple los requisitos de la etapa 2, SERVICIO DE ASESORIA AUDITORIA Y EDUCACION EN SALUD LTDA (P&P VIDA LTDA) emitirá dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a su recepción un acuse de recibo al solicitante, e incluirá en nuestras bases de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” en el registro del Titular al que se refiere el reclamo, mientras el mismo es resuelto. Esta anotación tiene por objeto alertar a los usuarios de la información (internos) que esos datos están bajo verificación por un reclamo.
9) Análisis y decisión: El Área Jurídica, posiblemente con apoyo de otras áreas según la naturaleza del tema, analizará la solicitud y la evidencia aportada. Si se trata de correcciones o actualizaciones de datos, contrastará la información con los documentos suministrados o los sistemas fuente. Si es una solicitud de eliminación o revocatoria, verificará la procedencia legal de la misma (p.ej., que no haya deber de conservar el dato). Si es una queja por presunto incumplimiento, se revisará el hecho denunciado (por ejemplo, si el Titular afirma que no se pidió su autorización, buscaremos la evidencia de la misma; o si alega un uso indebido, verificaremos los registros de acceso).
10) Respuesta al reclamo: SERVICIO DE ASESORIA AUDITORIA Y EDUCACION EN SALUD LTDA (P&P VIDA LTDA) dará respuesta clara, escrita y motivada al reclamo. Si procede la solicitud, se informará al Titular las medidas adoptadas. En caso de que, tras el análisis, la empresa considere que el reclamo no procede (total o parcialmente), se le informará al Titular las razones, citando la base legal o contractual para negarse y, de ser posible, se le orientará sobre otras vías (por ejemplo, si fue negada por falta de acreditación de identidad, que presente de nuevo con el requisito; o si la supresión no procede por X ley, se le indicará).
11) Término para responder reclamos: Los reclamos serán resueltos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha en que se recibió el reclamo completo. Si no fuera posible resolverlo en dicho plazo, se informará al Titular antes del vencimiento de los 15 días los motivos de la demora y la fecha en que se dará respuesta a su reclamo. En todo caso, la respuesta final no podrá superar ocho (8) días hábiles adicionales a las 15 iniciales. Durante este período adicional, se debe mantener la anotación de “reclamo en trámite” en la base de datos. Una vez emitida la respuesta, se actualizará la base de datos según lo resuelto, y se retirará la leyenda de “reclamo en trámite” si se había colocado.
12) Implementación de la decisión: En caso de que la solicitud del Titular sea procedente, SERVICIO DE ASESORIA AUDITORIA Y EDUCACION EN SALUD LTDA (P&P VIDA LTDA) hará efectiva la decisión adoptada dentro de los términos indicados. Esto significa que, por ejemplo, si se acordó rectificar un dato, se modificará en todas nuestras plataformas y registros; si se prometió eliminar los datos, se suprimirán de nuestras bases (conservando solo, de ser necesario, registro histórico mínimo, marcado como inactivo, para evitar reinscribirlo a futuro por error); si es una revocatoria de autorizaciones de marketing, se incluirá al Titular en nuestras listas de exclusión para no contactarlo comercialmente; etc. El Titular será notificado de que su solicitud ha sido atendida y el alcance de la misma.
13) Medios de respuesta: La respuesta a consultas y reclamos se enviará preferentemente por el medio en que el Titular haya indicado en su solicitud. Si guardamos un correo electrónico del Titular y este consintió su uso para notificaciones, podríamos responderle por ese medio. En su defecto, se enviará por correo físico a la dirección suministrada o se pondrá a su disposición para recoger en oficinas (se le informará). En el caso de consultas de información, se procurará entregar copia (física o digital) de los datos personales del Titular que tenemos, o un informe consolidado. Para protección del Titular, en algunas circunstancias se podría invitar al Titular a recoger personalmente la respuesta con su identificación (por ejemplo, si se va a entregar datos sensibles o confidenciales y no estamos seguros de la identidad vía electrónica).
14) Costos de ejercicio de derechos: La atención de consultas y reclamos por parte de SERVICIO DE ASESORIA AUDITORIA Y EDUCACION EN SALUD LTDA (P&P VIDA LTDA) es gratuita para el Titular. Solo en casos excepcionales de consultas repetitivas dentro de un mismo mes o que la ley permita cobrar (por ejemplo, más de una consulta al mes calendario, o cuando se requieren copias adicionales) la empresa podrá cobrar exclusivamente los gastos de envío, reproducción o certificación de documentos, previa comunicación al Titular. En la práctica habitual, no se cobran valores por estos conceptos, y cualquier eventual cobro estaría sustentado en lo autorizado por la SIC.
SERVICIO DE ASESORIA AUDITORIA Y EDUCACION EN SALUD LTDA (P&P VIDA LTDA), responderá a la petición del Titular dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de radicación de la misma. Si la información provista por el Titular está incompleta, el término anteriormente indicado se contará a partir del momento en el cual el Titular allegue la totalidad de la información necesaria para proceder con la petición.
En caso de solicitud de supresión de Datos Personales de las Bases de Datos, la supresión surtirá efecto a partir de la fecha en la que SERVICIO DE ASESORIA AUDITORIA Y EDUCACION EN SALUD LTDA (P&P VIDA LTDA) responda a la petición.
12. VIGENCIA DE LA POLÍTICA Y DE LAS BASES DE DATOS
Esta Política rige a partir del quince (15) de abril de 2026 . Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en la Base de Datos de SERVICIO DE ASESORIA AUDITORIA Y EDUCACION EN SALUD LTDA (P&P VIDA LTDA) con base en el criterio de temporalidad y necesidad, durante el tiempo que sea necesario para las finalidades mencionadas en esta Política, para las cuales fueron recolectados y máximo hasta el año 2098.
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